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社区中心服务流程
2014-12-21 07:22

        后勤服务流程 ●社区中心          

 

新生入校流程

一、社区服务中心在新学年开始前,做好新生入住的准备工作,要加强迎接新生的人员培训,对硬件配置的数量和质量进行检查。各区公寓管理办公室负责检查宿舍楼的设施和设备,使其处于完好状态,清洁人员彻底清扫室内及公共场所,给学生提供安全、舒适、清洁、文明的生活环境。公寓楼长做好值班室安全管理和综合服务所具备的软硬件准备。

二、学生宿舍的安排:中心及时向学校招生部门索取《新生名单》,制定宿舍分配方案。新生入校前一周,由中心主任组织各院系召开宿舍安排会议,向各院系发放《宿舍分配情况表》(同时向各楼楼长发放一份)及《学生住宿生活指南》、《学生宿舍物资情况验收表》。各楼长根据《宿舍分配情况表》,由各院系辅导员组织人员亲自验收宿舍配置和钥匙,如有不符,向中心提出、签字,由中心配备或维修,各院系辅导员在《学生宿舍物资情况验收表》上签字确认。

三、新生入校后,由各学院辅导员带领新生持有关证件到所在楼办理入住手续,各楼楼长将新生入校情况在《学生住宿名单》上记录,新生入校工作完成一周后,各学院将《宿舍分配情况详细表》反馈给社区中心,社区中心据此建立新生信息档案。

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住宿调整流程

一、学生调整宿舍的条件

(一)、休学后复学的,由院系出具证明,按照自愿的原则可以调到下一年级的宿舍。

(二)、因身体原因,通过调整宿舍可方便学生生活的,由院系出具证明,可调整宿舍。

(三)、跨校区转专业的,可跟随南北校区宿舍调整期,由社区中心统一安排调整宿舍。

宿舍调整原则上在本学院寝室范围内进行,调整时间为学年末,中途不进行宿舍调整,个别确因特殊原因需调整宿舍者,须由所在学院学工办同意后,统一将调整方案报社区服务中心,视房源情况统一进行调配。

二、校内调整宿舍流程

(一)、申请人按要求填写《学生宿舍调整申请表》。

(二)、申请表交所在院系团委或学工办,院系批准后,经院系盖章,转社区中心综合办公室,由社区中心签字盖章后送交相关楼长,楼长负责做好钥匙移交及物资验收工作。

 

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(三)、申请人按照标准补交或退还差额住宿费。

(四)、学生将原房间验收合格后予以退房,钥匙交回值班室,并领取新房间钥匙。

(五)、值班室更改调整《学生住宿名单》及《住宿一览表》。

三、校区间调整宿舍流程

依据我校工作实际,每年由社区中心组织部分南校区学生调整到北校区。院系宿舍分配方案社区中心会在暑期开学前分配给院系,由院系详细制定本院系宿舍分配方案。

一、拟调整同学以宿舍为单位到值班室缴纳超额水电费,并缴纳100元押金,同时收取楼长开具的押金单。

二、以学院为单位收齐押金单后,统一开具盖有团委印章的证明,到学生新入住公寓领取宿舍钥匙,并提供学院宿舍分配方案(学生名单 xx级、xx班、xx宿舍)。

三、学生进行宿舍物品搬迁,搬完后回南校区清理原入住宿舍卫生。

四、经楼管员验收卫生合格,物资清点、验收完毕后,缴纳赔偿金,凭押金单退还押金。

五、对不经批准,私自调换宿舍的,按《烟台大学学生宿舍管理

 

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规定》和校规校纪进行处理。

 

毕业生离校流程

一、楼管员根据宿舍物资登记本进行房间物资验收,如有丢失和人为损坏的,按社区中心物资收费标准填写《毕业生宿舍物资赔款通知单》。

二、毕业生持《毕业生宿舍物资赔款通知单》到指定地点缴纳物资赔偿款、水电费。

三、毕业生填写《房间物资验收单》,由楼长验收签字,并缴纳100元押金。楼长凭学生交水电费、物资赔款收据,进行签字盖章。同一宿舍最后离校的同学把宿舍钥匙统一收好,走时宿舍钥匙齐全、物资设施完好、卫生状况良好的,100元押金予以退回。

四、毕业生持《房间物资验收单》和校园一卡通到社区服务中心指定地点办理离校确认手续。

五、因休学、转学、退学等特殊情况需中途退宿者,必须持教务处和所在院系证明,告知宿舍楼管理员以便及时验收,验收无损后,凭管理员签字的退宿手续单到社区中心办理退宿手续。

六、学生全部离校后,宿舍管理人员组织清理各毕业生的房间卫生,并进行维修工作。

 

 

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学生宿舍用电用水流程

一、学生宿舍水电实行定量使用,超量收费的办法。本专科学生水、电定额指标如下,每月水:2.5/人,电:5/人(每年按10个月计)。研究生水、电定额指标如下,每月水:2.5/人,电:8/人(每年按10个月计)。1#5#学生公寓楼为公共用水,杜绝浪费水源的发生

二、社区服务中心每年分两次为学生在智能控电系统上录入免费电量定额指标(每半年5个月电量),超量用电的宿舍应及时到指定地点刷POS机购电,否则智能控电系统将自动中止对该宿舍供电,待交费后,方可恢复使用。超额用水按实际用量交费。

三、全校19个学生公寓均实行智能化控电制度,学生不得在宿舍内使用大功率违章电器。使用违禁电器时,系统会以断电方式予以警告,用户必须撤除违规电器,系统将在二十分钟后自动送电,连续断电3次后,该用户将被永久断电,必须经相应的申请手续方可恢复供电。

 

 

 

 

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水费收取流程图(附)

 

 

每月15日由水电中心和社区中心一起抄写各楼水电消耗总量

 

 

每两月15日由各楼楼长与楼内管理员一起抄写各楼房间水表指数

 

 


各楼楼长在将水费汇总后,3日内楼内张贴公示

 

 


楼长在规定时间内,根据学生的要求,检查核实是否正缺

 

 

 

通过汇总,于20日前交社区中心办公室

 

 

 

 


社区中心办公室在经中心主任确认后,交由各收费点公开收缴

 

 


收费员收完后将款项交给办公室账务管理员

 

 

 

 

 

 

 

 


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宿舍设施报修流程

 

一、社区服务中心维修范围:学生公寓楼(1#15#学生公寓、南校区7#10#学生公寓)公共区域及学生宿舍维修,具体维修部位

包括:床、床板、水龙头、柜子、桌子、椅子、门、锁、门扣、窗、玻璃、电源插座、开关、灯管、电表、水表、下水道堵塞、电线短路等零星维修项目。

二、宿舍内的家具、灯具、门、锁、窗、床等自然损坏,由舍长到值班室报修本上登记报修或网上报修,由公寓维修人员按报修登记在短时间内予以修复;如果暂时无法解决,维修人员将在备注栏上注明原因,宿舍管理人员必须对不能维修的情况,当天向报修宿舍予以解释。

三、对已维修且验收合格的项目,学生在维修单上签字确认,公共设施由楼长签字确认。

四、人为损坏公物者,如属过失损坏,由当事人到公寓值班室报修,实行有偿维修;如属故意损坏,除有偿维修外,还将处以原价一倍以上的罚款,情节严重的,社区中心按规定报学工部门予以相应处理。

五、凡学生报修内容未得到及时维修,维修人员又没有注明原因,

 

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楼内管理人员又不能及时向报修宿舍进行解释的,学生可在社区服务中心网站“在线留言”进行投诉或直接向社区中心进行投诉,电话:6901845,6902685.

 

 

维修服务作业流程图(附)

 

接学生维修项目报告

根据需要准备工具、材料

敲门,经同意后进入宿舍

向学生了解维修事项

开始维修

学生验收满意后于维修单上

签名,维修人员签名

清理维修现场后离开

通知楼值班员维修完成情况,并在维修记录上签名

不能完成

不能完成

完成

向学生解释不能当场完成的原因

场完成的原因

学生人为损坏或自行购置物品不属中心维

修范围内的故障

上报区管理办公室

向学生解释,并告知学生解决办法

向学生交代何时能够完成该项工作

根据需要重新准备工具材料,维修资料

 

 

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教学设施报修流程

一、学生发现需维修的项目应及时向相关楼内值班员报修或网上报修,值班员将反映的情况实时记录,并及时向维修组保修,维修组会及时派维修人员予以维修,报修人员验收维修结果并在《维修单》上签字。

二、社区服务中心负责的教学楼维修范围: 1#7#教学楼、综

合楼15层公共区域及教室维修,具体维修部位包括:桌子、椅子、门、窗、玻璃、电源插座、开关、灯管、电表、水表、地砖、厕所等零星维修项目。

 

院系馆设施报修流程

一、师生发现需维修的项目应及时向相应系馆值班员报修或网上报修,值班员将反映的情况实时记录,并及时向维修组报修,维修组会及时派维修人员予以维修,报修人员验收维修结果并在《维修单》上签字。

二、社区服务中心负责的院系馆维修范围:海洋馆、外院馆、理工馆、药学院馆、机电馆、老办公楼、建筑馆、大活、实训中心、络中心、文科馆、化院馆、土木馆、科技馆、光电馆等公共区域维修,

 

            

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具体维修部位包括:电源插座、开关、灯管、水电、厕所等零星维修项目。

教室使用流程

一、公用教室由教务处统一安排使用,专用教室由各系自行安排使用,任何单位和个人不得私自占用教室。

二、借用教室需教务处同意,到相应教学楼值班室办理相应手续,领取钥匙。

三、节日期间学生借用教室开联欢会,各院系到教务处联系,由教务处统一安排,不得自行使用教室。借用教室办班会、开联欢会的单位或个人,要保证室内设备和家具的完好无损,用后将卫生清扫干净。凡损坏设备家具者要照价赔偿。

四、寒、暑假期间,原则上关闭教室进行维修,需使用教室者需经教务处和社区服务中心批准。

五、爱护教室内的公物和设施,严禁拆卸挪动,凡未经批准将室内设备、家具等带出教室者,一经查实,按盗窃公物论处。

六、下课离开教室,要主动关好门窗,关闭水电,因未关门窗造成损失或有长明灯、长流水,要按学校的有关规定给予处理。

 

 

 

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消防灭火流程图

 

立即拨打119火警讲明地点、火情

 

一旦发现火势失控

沉着冷静尽快组织人力、物力进行抢救

火灾发生,大楼任何人员均有责任立即报告,并立即参加灭火抢救

当火灾发生时,以最快方式: ①报告学校公安处,通知保安消防抢险队

②报告中心主任

 

                                                       

组织疏散,做好救援,防止不法分子浑水摸鱼,发生伤亡事故

 

 

 

 

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各种突发事件处理流程图

 

公安处

后勤管理处

相关院系

学校有关部门

社区中心办公室

社区各区值班室或社区负责人

社区中心负责人

中心值班室

各区办公室

 常规事件流程图:

 

 

 

 

 

 

◆ 突发事件流程图:

 

◆ 自然灾害应急处理流程图

办公室通知

灾害预报

网上通知、楼里黑板通知、信息信息平台

相关人员

到岗值班

检查公共部位

检查损失情况,统计汇总并报分管领导

值班结束

              

          

 

 

顾客投诉处理工作流程图

 

 

投诉受理人把投诉情况详细记录在师生意见登记表上

通知有关部门/人员到现场向师生作进一步了解

有关部门/人员根据了解的情况,对投诉做出妥善处理

投诉处理人把投诉处理结果回复师生

投诉处理人把投诉处理过程和结果记录在师生意见登记表上

师生不满意或二次投诉

检讨分析原因

师生满意

投诉处理部门根据投诉内容适当进行师生回访

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 


    

                                                       

 

 

 

                                             

最后更新于: 2014-12-21 07:26
 

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